L’organizzazione efficace di un web-meeting internazionale con l’interpretazione simultanea
Anche gli incontri internazionali si possono svolgere in “smart-working”!
È possibile organizzare in maniera efficace una web conference internazionale con interpreti di simultanea? Se lo stanno chiedendo i responsabili di aziende, organizzazioni e istituzioni internazionali da quando, in seguito alle misure di contenimento del coronavirus, è diventato molto difficile se non impossibile svolgere incontri transfrontalieri nelle sedi originariamente previste. Eventi sono stati rimandati o cancellati definitivamente, frontiere sono state chiuse, i viaggi internazionali sono vietati, sconsigliati o diventati impossibili a causa dei voli cancellati.
Tutto ciò, comunque, non deve necessariamente porre un freno alla cooperazione economica e alla comunicazione politica internazionale. Laddove la collaborazione si può svolgere online, usando gli strumenti tecnici adeguati, essa può avvenire anche in più lingue con l’aiuto di interpreti di simultanea qualificati. Rispetto a una riunione tradizionale in una sala conferenze, una videoconferenza sul web consente inoltre un notevole risparmio eliminando tempi e costi di viaggio per tutti i partecipanti.
Tuttavia, quando si progetta una videoconferenza con interpreti che traducono in simultanea da remoto, è importante eliminare fin dall’inizio alcune fonti di errore (del resto facilmente evitabili) in modo che l’evento possa procedere con la soddisfazione di tutti. Particolare attenzione deve essere prestata alla qualità del suono.
La qualità del suono è (quasi) tutto
Le norme ISO applicabili ai classici impianti di interpretazione simultanea prevedono, tra le altre cose, una banda di frequenza da 125 a 15.000 Hz, in modo che il suono originale raggiunga gli interpreti nel modo più pulito possibile e che tutto possa essere compreso correttamente. Quando non c’è contatto visivo diretto con i relatori e nelle cabine di interpretazione sono presenti dei monitor, valgono norme specifiche anche per la trasmissione delle immagini (1).
Gli standard di qualità audio e video delle apparecchiature per l’interpretazione simultanea sono molto elevati, poiché agli interpreti è richiesta una concentrazione estremamente elevata. Si tratta, infatti, di una delle professioni più stressanti al mondo (2).
In occasione di eventi online, poiché il suono e le immagini sono trasmessi via Internet, quello che arriva agli interpreti – anche utilizzando le migliori infrastrutture di rete e le attrezzature più evolute – è di peggiore qualità e quindi meno fruibile rispetto alla trasmissione di audio e video con gli impianti cablati delle sale tradizionali.
Il ritardo nella trasmissione (latenza) fa aumentare ulteriormente il carico cognitivo per gli interpreti. Inoltre, se (ad esempio nell’Home Office di un partecipante) la rete è instabile e si utilizza un’attrezzatura non idonea, la scarsa qualità della trasmissione del suono e delle immagini può rendere impossibile un’adeguata interpretazione.
Per ridurre al minimo queste problematiche e consentire comunque una comunicazione efficace durante l’evento, tutti i partecipanti devono essere resi consapevoli dei fattori di rischio e devono fare in modo che il loro posto di lavoro sia adeguatamente attrezzato per la conferenza.
5 regole fondamentali per preparare adeguatamente una riunione plurilingue online:
- Usare un cavo ethernet al posto del WiFi
- Usare un PC o laptop veloce in un ambiente insonorizzato.
- Usare una cuffia USB con microfono o un microfono USB. Usare la webcam.
- Consultare l’interprete prima di scegliere la piattaforma e testarla insieme.
- Garantire una moderazione efficiente.
I fattori di disturbo
Tra i fattori di disturbo più comuni che devono essere evitati a tutti i costi vi sono una connessione internet troppo lenta o instabile, l’uso del WIFI e l’uso di accessori non adatti come cuffie e microfoni per cellulari quando partecipanti si collegano da casa loro.
La pianificazione deve coinvolgere tutti
Chiunque faccia una presentazione o preveda di prendere la parola durante una webconference deve farlo da un locale insonorizzato, usando una connessione Internet veloce e stabile e deve avere a disposizione un PC o laptop veloce al quale siano collegati una webcam e un headset USB con un buon microfono. È importante, fin dalla fase di pianificazione iniziale, trasmettere queste informazioni a tutti i partecipanti, in modo che ognuno possa procurarsi le attrezzature necessarie per il proprio home office oppure trovare uno spazio in un ambiente insonorizzato dove poter disporre, per la durata della conferenza, delle infrastrutture necessarie.
L’evoluzione delle piattaforme di interpretazione simultanea
Per collegare un team di interpreti con un meeting online esistono varie possibilità. Da alcuni anni esistono sul mercato diverse piattaforme software che finora venivano usate per collegare interpreti di simultanea in remoto dalle loro sedi ad una sala conferenza ogni partecipante poteva ascoltare la traduzione nella lingua richiesta con il proprio cellulare o con un ricevitore apposito. Queste piattaforme (in gergo chiamate piattaforme RSI che sta per “Remote Simultaneous Interpreting” ovvero Interpretazione Simultanea da Remoto) si stanno ora adattando alle esigenze delle riunioni online e possono essere collegate alle sempre più diffuse piattaforme di Web Conferencing (Zoom, Webex, Google Meet, Microsoft Teams etc). Contemporaneamente, alcune piattaforme per meeting online hanno iniziato ad integrare nel loro software una funzione di interpretazione simultanea, che permette di collegare da remoto anche degli interpreti permettendo a loro di fornire il servizio di traduzione simultanea ai partecipanti.
Tutte queste piattaforme diverse sono attualmente in una fase di evoluzione e adattamento e tra di loro esistono notevoli differenze a livello di prezzo, qualità e funzionalità offerte. È importante scegliere la piattaforma giusta per ogni tipologia di evento. La vostra interprete di fiducia potrà certamente darvi i migliori consigli al riguardo.
L’Associazione Internazionale degli Interpreti di Conferenza (AIIC) ha recentemente pubblicato delle linee guida sull’interpretazione a distanza contenente raccomandazioni tecniche e pratiche che si possono scaricare in inglese seguendo questo link: AIIC Covid-19 Distance Interpreting Recommendations for Institutions and DI Hubs.
Una buona moderazione è essenziale
Se avete implementato i suggerimenti riportati sopra, allora avrete soddisfatto alcuni dei requisiti fondamentali per il successo del vostro evento online con la simultanea.
Tuttavia, anche il ruolo del moderatore o della moderatrice è un fattore chiave per la riuscita del vostro evento online.
Chi è responsabile della moderazione deve assicurarsi che in ogni momento sia acceso solo un microfono alla volta. In una conferenza con più lingue può essere importante annunciare in quale lingua parlerà il prossimo oratore per facilitare il coordinamento tra gli interpreti. Quest’ultimi infatti, nel caso del meeting online, non si trovano insieme in una classica cabina di interpretazione simultanea, ma ognuno sta nel proprio ufficio. Devono quindi coordinare la turnazione tra colleghi usando la chat della piattaforma o addirittura un dispositivo esterno (per esempio un cellulare o un tablet collegati alla rete mobile). In ogni caso, è importante che il moderatore si sia famigliarizzato con la piattaforma (si raccomanda un training preliminare e almeno una prova pratica) per poter coordinare tutte le funzioni necessarie in qualsiasi momento del meeting. Potrebbe rivelarsi utile affiancare al moderatore una persona che lo possa assistere nei suoi compiti. Ciò vale anche quando il contratto con la rispettiva piattaforma prevede l’assistenza di un tecnico.
Una necessità diventa virtù…
Se le 5 regole tecniche riportate sopra sono rispettate da tutti i partecipanti e se sono coinvolti moderatori e interpreti competenti, nulla ostacola a un evento online multilingue gestito in modo efficiente!
Moderatori e partecipanti saranno sorpresi di quanto possano risultare piacevoli e produttive le conferenze web con l’interpretazione simultanea.
Con la fine delle misure di contenimento anti-coronavirus – che tutti attendiamo con ansia – questa forma di comunicazione non scomparirà certo dal mercato. Al contrario, se le funzioni di simultanea saranno integrate ancora meglio nelle soluzioni di web conferencing attualmente disponibili sul mercato, ciò potrebbe aumentare in futuro la frequenza del riunioni internazionali e plurilingue svolte online.
(1) DIN EN ISO 20109 “Interpretazione simultanea – Apparecchiature – Requisiti” e DIN EN ISO 20108 “Interpretazione simultanea – Qualità e trasmissione di suoni e immagini in ingresso – Requisiti”
(2) Gli interpreti simultanei traducono dal vivo. Quasi nessuno può resistere più di 30 minuti di fila: è il terzo lavoro più stressante al mondo” (in tedesco) Zeit online 26 giugno 2012
